Functioneringsbeleid
Voert jouw onderneming al gesprekken gelinkt aan het functioneren?
Bewust nemen we de term functionering- en evaluatie gesprekken niet gericht in de mond, want what's in a name.
Tegenwoordig krijgen gesprekken gelinkt aan functioneren verschillende benamingen:
- functioneringsgesprekken
- evolutiegesprekken
- POP-gesprekken
- talentgerichte functioneringsgesprekken
- planningsgesprekken
- evaluatiegesprekken
- ....
Heel wat termen, die 1 ding duidelijk maken en in de verf zetten: Het is erg belangrijk om als organisatie met het functioneren aan de slag te gaan!
Waarom?
Even de tijd nemen om stil te staan bij het functionering heeft vele voordelen voor de verschillende lagen binnen de organisatie.
Het is een kans om waardering voor het werk van de medewerker uit te spreken, maar ook om groeikansen bloot te leggen. Het kan perspectieven, richting en (rol)duidelijkheid bieden. Het biedt medewerkers en leidinggevenden de kans om open en eerlijk in gesprek te gaan over bepaalde zaken binnen de organisatie en naar oplossingen te zoeken.
Op lange termijn zal het voeren van deze gesprekken bijdragen tot:
- kwaliteitsvolle motivatie van de medewerker
- job tevredenheid
- minder ongewenst gedrag
- het gevoel van gewaardeerd te worden
- loyaliteit naar de organisatie
- ...
Visie op evolutie gesprekscyclus
Van traditionele gesprekscyclus naar continue dialoog
Traditioneel drieluik van planningsgesprek, functioneringsgesprek en evaluatie- of beoordelingsgesprek kan nog als basis dienen, maar verliest aan kracht. Er ontstaat meer en meer weerstand, veel tijdsinvestering, demotiverend en verhoogt niet per se werkgeluk en/of productiviteit. De beoordeling wordt al te vaak gezien als veroordeling. De laatste jaren is er hier en daar berichtgeving van organisaties die elk formeel gesprek zelfs radicaal overboord gooien. Dit is misschien wat té kort door de bocht.
In deze veranderende tijden hebben mensen houvast nodig, heel wat competenties zullen verdwijnen en nieuwe zullen nodig blijken o.a. door toenemende digitalisering en robotisering. Daarom zullen re-en upskilling key blijken! Opleiden en ontwikkelen is eens te meer belangrijk. Mensen hebben ook een minimale structuur nodig en horen graag wat een leidinggevende van hen vindt, zowel in positieve als negatieve zin, maar zeker wat het luik “waardering” betreft. Continue dialoog is voor vele bedrijven nog te hoog gegrepen en de kans op verduurzaming/implementatie is eerder klein, waardoor MW’s teleurgesteld zullen achterblijven. Een tussenstap naar een nieuwe stijl of een “moderne” gesprekscyclus is dus wenselijk. Eentje die niet focust op een prestatiecultuur of het scoren van een vaste set aan competenties.
Wat is typerend of belangrijk voor deze nieuwe stijl van beoordelen?
- Focus op ontwikkeling en doelen
- Less is more
- Medewerker is de sleutel, eigenaarschap creëren
- Manier van in dialoog gaan is cruciaal
- Geen "one size fits all": als organisatie bekijken waarom je die gesprekken wil en wat best bij je identiteit past
- Nazorg
Hoe ziet zo'n functioneringsbeleid eruit?
Idealiter bestaat een functioneringsbeleid uit minimum twee formele gesprekken per jaar.
Hierbij bestaat het ene gesprek voornamelijk uit het bespreekbaar maken van het functioneren van een medewerker. Terwijl het andere gesprek er eerder de medewerker gaat beoordelen of evalueren.
Gesprek gericht op functioneren:
- tweerichtingsverkeer waarin een dialoog tussen de medewerker en de leidinggevende ontstaat
- Deze dialoog wordt gevoerd vanuit een gelijkwaardigheidsprincipe (leidinggevende als begeleider)
- Gericht op het heden en de toekomst
- Bespreken van functioneren alsook de samenwerking met collega's en leidinggevende
- Gaat na hoe de persoon zich voelt binnen de organisatie
- Opstellen ontwikkeldoelstellingen
Gesprek gericht op beoordelen en evalueren:
- eenrichtingsverkeer: van leidinggevende naar medewerker
- de leidinggevende als beoordelaar. Hierin is dus wel een hiërarchie aanwezig
- het gesprek bestaat uit een terugblik op het verleden
- functioneren wordt beoordeeld
- ontwikkeldoelstellingen worden geëvalueerd en beoordeeld
- sterke punten worden aangegeven
Link met arbeidsdeal
Als organisatie met meer dan 20 medewerkers, ben je wettelijk verplicht jaarlijks een opleidingsplan op te stellen.
Hier steek je als organisatie veel werk en tijd in. Is het dan niet zonde als je hier niet mee aan de slag gaat?
Tijdens het voeren van de formele gesprekken kan je samen met je medewerker een persoonlijk ontwikkelingsplan opstellen die de groei van je medewerkers kan stimuleren. Dit afgestemd op de noden die je als organisatie aanvoelt en dus ook gelinkt aan je globaal opleidingsplan.
Hoe aan de slag?
Het functioneringsbeleid/gesprekscyclus kan vele vormen aannemen. Elke organisatie gaat hier anders mee aan de slag.
Het is dus aangeraden om na te gaan hoe jullie als organisatie kijken naar een functioneringsbeleid. Onderstaande vragen helpen zetten jullie op weg:
- Wat wensen jullie hiermee te bereiken?
- Wat zijn de mogelijke voordelen van een gesprekscyclus voor de organisatie, teams en medewerkers?
- Welke verwachtingen heb je van deze gesprekken?
- Welke visie hebben jullie omtrent het functioneringsbeleid?
- Wat is praktisch haalbaar binnen de organisatie?
- hoeveel gesprekken
- duurtijd gesprekken
- voorbereiding door medewerkers
Klik hier voor inspiratie omtrent het opzetten van een talentgericht functioneringsbeleid.
Ondersteuning nodig?
IMPULS helpt je graag verder bij het uitwerken van een functioneringsbeleid afgestemd op jullie noden en cultuur binnen de organisatie.