Competenties op een toegankelijke en gedragen manier in kaart brengen

Ontdek in deze best practice hoe je een aanzet kan maken van een opvolgsysteem van competenties die zowel persoonlijke als organisatiegroei kan bewerkstelligen.

Het is een bundeling van onze ervaringen binnen het werken in dossiers waar thema's als persoonlijke groei, erkenning en waardering als noden werden geformuleerd.

Competenties op een toegankelijke én gedragen manier in kaart brengen

Bewust bezig zijn met competenties bij de medewerkers en de organisatie levert heel wat voordelen op:

Het zorgt voor rolduidelijkheid bij nieuwe en bestaande medewerkers
Competenties maken het mogelijk om het groeitraject van medewerkers in kaart te brengen
De competenties kunnen een leidraad vormen voor de groeigesprekken of functioneringsgesprekken in de organisatie
Kennisborging en -deling kan gebaseerd zijn op de competenties van de medewerkers
...

Toch zijn de competenties van veel organisaties niet in kaart gebracht. Soms worden de competenties wel in kaart gebracht, maar sterven ze een stille dood, en zijn ze niet doorleefd in de organisatie.

Hoe kan je de competenties in kaart brengen en vermijden dat de medewerkers zich niet betrokken voelen bij de competenties? Onderstaande methodiek maakt het mogelijk om op een laagdrempelige manier de competenties van medewerkers in kaart te brengen, en de medewerkers hierbij te betrekken.

Voorbereiding

Er is best minimum één medewerker uit de organisatie die de workshop voorbereidt en begeleidt. Voorbereiding:

Stel de workshop samen per functie of per rol in jouw organisatie. Nodig de medewerkers uit op de workshop waar zij het meeste input kunnen leveren (omdat ze deze functie en/of rollen uitoefenen).
Bedenk een aantal werksituaties waarmee de medewerkers in contact kunnen komen (zie verder).
Print het materiaal (hier te downloaden) om de workshop in goede banen te leiden.

De workshop zelf

De moderator/begeleider beschrijft kort het opzet van de sessie. We willen nadenken welke competenties belangrijk zijn om onze functie goed uit te voeren. Van hieruit kunnen we nagaan hoe we verder kunnen groeien, en collega’s kunnen ondersteunen om te groeien. Het is ook een middel om elkaar gericht feedback te geven en om aan zelfreflectie te doen.
De moderator/begeleider kadert kort wat competenties zijn. Dit kan via een gesprek met de deelnemers gebeuren (vb. wat weten jullie al over competenties, hoe zouden jullie dit omschrijven,…). Competenties zijn kenniselementen, vaardigheden of attitudes die we kunnen ontwikkelen. Deze elementen kunnen zich ontwikkelen en zijn vereist om ons werk op een kwaliteitsvolle manier uit te voeren. Kennis zit in het hoofd (wat moet ik weten om mijn job goed uit te voeren), vaardigheden zit in de handen (wat moet ik goed kunnen) en attitudes zitten in het hart (welke ingesteldheid zal een positieve impact hebben op mijn werk?).
Opdracht 1: de teamleden gaan aan de slag. Elk teamlid krijgt 1 blad op A3. Daarop noteert het teamlid zijn/haar naam en hangt deze op aan een muur. Waarom zijn zij een superheld binnen de organisatie? Dit vullen ze niet zelf in, maar wordt ingevuld door hun collega’s. Elk teamlid noteert één of meerdere sterke punten (sterk ontwikkelde competenties) van elk ander teamlid op één of meerdere post-its. Deze post-its worden op het A3 blad van elke medewerker gekleefd. Ze kleven het sterke punt bij “kennis” (hoofd), “vaardigheid” (handen) of “attitude” (hart).
Nadat iedereen dit gedaan heeft van elkaar, bekijkt elk teamlid zijn/haar A3 met de sterke punten van de collega’s.
Meerwaarde van deze stap:
- Teamleden leren het concept competentie kennen, en leren dit indelen in kennis, vaardigheid en attitude.
- De teamleden denken door deze oefening na over competenties die een positieve impact hebben op hun job.
- De motivatie stijgt: waardering wordt van alle medewerkers getoond. In de praktijk blijkt dat dit enorm motiverend werkt.
- Teamleden leren positieve feedback te geven. De moderator/begeleider kan hiernaar terugkoppelen op het einde van deze stap: welk gevoel geeft dit als je dit leest over jezelf? Misschien moeten we er ons tijdens het werk bewust van zijn dat positieve feedback geven aan elkaar energie geeft.
- Hierdoor wordt dit ook vaak als een heel teamversterkende activiteit beschouwd.
Opdracht 2: de moderator/begeleider bereidt een aantal situaties voor die eigen zijn aan de werkcontext (vb. er komt een verschuiving in de planning, een collega valt uit, er komt een klacht binnen,…). De deelnemers denken in groepjes van 2 à 3 personen na over een aantal situaties: welke competenties zijn hier vereist om het werk kwaliteitsvol uit te voeren? Elk groepje doet een brainstorm van 10 à 15 minuten over 1 à 2 situaties en somt de nodige competenties op post-its. De groepjes overlopen kort de competenties die ze genoteerd hebben, anderen kunnen aanvullingen doen.
Opdracht 3: alles wordt gebundeld en samengevat. Via opdracht 1 en opdracht 2 zijn nu heel wat competenties opgelijst. De teamleden bespreken welke competenties nu de kerncompetenties zijn die eigen zijn aan de functie(s). Daarvoor wordt opnieuw een A3 uitgehangen. De vraag wordt hier gesteld wanneer je een superheld bent binnen de organisatie. De teamleden kleven de post-its hier op de A3. Het wordt bovendien aanbevolen om de A3 nog even op een toegankelijke plaats (vb. de keuken, werkplaats,…) uit te hangen, zodat de teamleden de volgende dagen/weken nog competenties kunnen aanvullen (bijvoorbeeld: wanneer ze in een situatie een competentie hebben ingezet, en dit heel belangrijk vonden). Na een aantal dagen worden de post-its omgezet naar het document, dat het competentieprofiel is van de functie. Deze werd dan ingevuld door het team zelf. Het is uiteraard ook zinvol om de leidinggevende te betrekken in de workshop, zodat ook zijn/haar input wordt verzameld.

Competenties bij u in kaart brengen?

Wens je extra begeleiding bij deze workshop? Dat is mogelijk, Impuls ondersteunt je hier graag in. Vanuit deze input kunnen wij ook een motiverend hr-beleid vorm geven. Meer info? Neem vrijblijvend contact op.