Van scan tot kwalitatief onthaalbeleid

Collega Manon blikt samen met jullie even terug naar de samenwerking met Lensen Transport.

Wie is Lensen:

Een transportbedrijf te Roeselare, voornamelijk gespecialiseerd in groepage transporten, die wil inzetten op de duurzame inzetbaarheid van de Belgische chauffeurs. De organisatie bestaat voornamelijk uit oudere (+40 jaar) medewerkers, maar wil zeker ook jongeren aantrekken die een passie voor vrachtwagens hebben.

De klantvraag?

Zoals vele bedrijven tegenwoordig, wenst ook Lensen in te zetten op het duurzaam behouden van hun medewerkers. Daarnaast willen ze ook extra inzetten op communicatie, het betrekken van medewerkers bij de organisatie en het autonoom motiveren van de collega’s. Vervolgens zetten ze ook reeds hun eerste stappen in een geformaliseerd functioneringsbeleid. Als laatst stond het opstellen van een onthaalbeleid ook op hun agenda aangezien er heel wat vacatures opstarten.

Om deze noden ook af te stemmen op de noden van de medewerkers, werd in overeenstemming beslist om in oktober/november 2021 de werkbaarheidsscan af te nemen. Deze telt overigens ook mee voor de jaarlijkse verplichting van de psychosociale risico’s. Handig meegenomen dus.

Aan de slag:

Uit de resultaten bleek dat hun oorspronkelijke vraag erg dicht bij de noden van de medewerkers stond en dit maakte dan ook dat we binnen Lensen met volgende zaken aan de slag gingen:

Opzetten van een hedendaags, motiverend groei- en functioneringsbeleid
Ontwikkelen van een positieve feedbackcultuur
Opzetten van een kwalitatief onthaalbeleid
Waarden uitdragen

Dit alles om werkbaar werk te creëren en in te zetten op kwalitatief gemotiveerde medewerkers.

Zo werd er met de sleutelfiguren aan de slag gegaan met het opstellen van een onthaalbeleid.
In deze sessies zijn we voornamelijk gaan kijken wat hun doelstellingen zijn voor een kwalitatief onthaalbeleid.

Wat verwachten ze na de inwerkperiode van de nieuwe medewerkers.
Welke informatie moet de nieuwe medewerker allemaal gekregen hebben?
Welke administratieve zaken moeten in orde gebracht worden?
...

Deze doelstellingen werden in een volgende sessie omgezet tot concrete acties. Die daarna op een tijdlijn geplaatst werden, rekening houdend met een aantal belangrijke periodes tijdens een onthaalproces.

Preboarding is één zo een belangrijke periode. Het is de periode voor de aanvang van de eerste werkdag. Hoe zal jij als organisatie de nieuwe medewerker motiveren en met een goede indruk van de organisatie tot aan de eerste werkdag loodsen?

Ben je dus zelf van plan om een onthaalbeleid op te stellen of te optimaliseren, hou hier dan zeker rekening mee. Heb je toch liever nog wat extra ondersteuning, neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Vanuit mijn expertise in het begeleiden bij het opstellen van een onthaalbeleid, deel ik graag volgende tips mee:

1) Deel de geschiedenis van je organisatie met je nieuwe medewerker.

Zo krijgt de nieuwe collega meer inzicht in hoe bepaalde zaken gegroeid zijn. En geef toe: het is altijd leuk om verhalen uit het verleden te horen, dat geldt voor de geschiedenis voor een organisatie ook.

2) Preboarding is net zo belangrijk als onboarding.

De nieuwe medewerker heeft zojuist zijn contract bij jullie getekend, maar heeft nog wat opzegtermijn op zijn vorige job. Als organisatie kan je ervoor kiezen om geduldig af te wachten tot de eerste werkdag van de nieuwe medewerker, maar je kan de nieuwe medewerker mogelijks ook al wat enthousiasmeren. Wat dacht je van een klein berichtje van het team om te laten weten dat ze uitkijken naar de komst van de nieuwe medewerker. Het toesturen van kleine leuke updates over de teamleden of wat er in de organisatie aan de hand is.

3) Doe zot en onderscheid je van de rest.

Zie het onthaalbeleid als de eerste indruk van een bedrijf. Zorg ervoor dat jullie (gewenste) bedrijfscultuur zoveel mogelijk in de picture geplaatst wordt zodat de nieuwe medewerker hier snel mee in aanraking komt. Doe dus maar lekker zot, en denk hierbij outside the box. Later kan je de haalbaarheid in kaart brengen.
Een goed onthaalbeleid kan bijdragen aan employer branding, maak je aantrekkelijk voor andere potentiële nieuwe medewerkers.